Panduan Implementasi ISO 9001:2015 Untuk UMKM Part 1
Prosedur wajib yang harus ada dalam ISO 9001:2015
Menerapkan sebuah sistem dalam perusahaan tentu harus mengikuti persyaratan yang ada. Salah satu sistem dasar yang harus dan wajib diterapkan padai sebuah perusahaan adalah sistem manajemen mutu yakni ISO 9001:2015.
Menerapkan sebuah sistem tak harus sampai sertifikasi jika memang belum diperlukan oleh perusahaan tersebut, yang terpinting adalah penerapannya yang konsisten ketimbang hanya beli sertifikat untuk branding atau ikut tender.
Lantas apa akibatnya jika sebuah perusahaan yang yang mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 ternyata tak konsisten menerapkan setiap klausulnya?
Perusahaan tersebut lama-lama akan banyak terjadi fraud dan administrasi yang carut marut. Apakah perusahaan yang tak konsisten menerapkan ISO 9001:2015 akan bangkrut?
Jawabnya bisa iya bisa juga tidak, karena bangkrut atau tidaknya tergantung performa sales, namun hampir pasti perusahaan seperti itu tak akan bisa maju dan potensi kecurangan sangat besar juga.
Lantas bagaimana jika ingin menerapkan ISO 9001:2015 di perusahaan atau UMKM tetapi tak memiliki modal untuk menyewa konsultan?
Banyak cara jika hanya ingin menerapkan sebuah sistem, khususnya ISO 9001:2015. Salah satunya dengan terus memantengi blog ini.
Mimin akan coba memberikan panduan sederhana dalam menerapkan ISO 9001:2015 supaya bisa diterapkan pada UMKM atau pengusaha yang ingin memperbaiki sistem di perusahaannya namun baru merintis.
Pengenalan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015
Apa itu ISO 9001?
ISO 9001 secara sederhana mimin jabarkan sebuah sistem manajemen mutu yang dipakai sebagai dasar penerapan sistem manajemen yang mengatur mengenai sistem administrasi, proses produksi, manajemen, hingga sumber daya manusia yang diatur melalui klausul-klausul yang terstruktur dan terintegrasi.
ISO 9001 kini sudah memasuki versi yang 2015 atau akan diperbarui setiap periode tertentu dari versi sebelumnya yakni ISO 9001 versi 2008 yang mana dalam ISO 9001 yang terbaru yakni 2015 telah banyak perubahan salah satunya adalah tambahan klausul manajemen risiko dan tidak diwajibkannya lagi ada manajemen representative. Masih ada perubahan lainnya seperti susunan klausulnya yang jadi 10 klausul, namun mimin tak ingin fokus kesana karena sudah banyak dibahas detail mengenai perubahan ISO 9001 versi yang baru dengan yang lama.
Lantas bagaimana cara menerapkan ISO 9001:2015 ke UMKM yang tak memiliki modal atau budget untuk pakai konsultan?
Untuk penerapan ISO 9001:2015, berikut mimin jabarkan langkahnya yang biasa mimin lakukan di perusahaan.
1. Susun struktur organisasinya terlebih dahulu
Struktru organisasi memdudahkan kita memetakan proses yang ada dalam perusahaan dan proses bisnisnya.
2. Susun prosedur wajib dan prosedur prosesnya
Apa itu prosedur wajib? Prosedur wajib adalah prosedur utama dalam penerapan ISO 9001 yang sesuai dengan klausul yang telah ada. Untuk panduan klausulnya bisa download versi training yang biasanya bisa didownload gratis.
Apa itu prosedur proses? Prosedur proses adalah prosedur operasional perusahaan selain prosedur wajib.
Berikut prosedur wajib dalam ISO 9001:2015
1. Prosedur Pengendalian Dokumen
2. Prosedur Internal Audit
3. Prosedur Manajemen Risiko
4. Prosedur Manajemen Review
5. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
6. Prosedur Penanganan Umpan Balik Pelanggan
7. Prosedur Komunikasi dan Konteks Organisasi
Berikut prosedur Proses yang umum dalam perusahaan
1. Prosedur pembelian
2. Prosedur pengembangan
3. Prosedur penjualan
4. Prosedur gudang
5. Prosedur finance
6. Prosedur Rekrutmen
7. Prosedur Evaluasi karyawan
8. Prosedur Penggajian
Masih banyak lagi prosedur operasional lainnya yang diperlukan dalam menunjang operasional sebuah usaha atau UMKM dan bisa saja dirampingkan untuk lebih sederhana.
Selain prosedur wajib, dalam menerapkan ISO 9001:2015 yang selanjutnya ada mengenai panduan mutu, sasaran mutu dan kebijakan mutu yang akan mimin bahas pada part selanjutnya.
