Contoh Prosedur dan Form- PROSEDUR KESIAPAN TANGGAP DARURAT
1. TUJUAN
Untuk memastikan semua personil PT XXXXXXX bertindak dalam kapasitas
masing-masing selama aspek-aspek kritis dari suatu keadaan darurat.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan di Kantor pusat dan Proyek yang
mensyaratkan pengendalian LK3 dalam pelaksanaannya.
3. DOKUMEN TERKAIT
3.1. Standar ISO 14001:2004.
3.2. Standar OHSAS 18001:2007.
4. PROSES PROSEDUR KESIAPAN TANGGAP DARURAT
4.1. Pemeriksaan Kesiapan Terhadap Keadaan Darurat
4.1.1. Setiap 1 (satu) bulan sekali Tim LK3 yang ditunjuk oleh Wakil
Manajemen melakukan pemeriksaan kesiapan terhadap keadaan
darurat dengan menggunakan formulir Daftar Periksa Keadaan Darurat,
yang meliputi :
a. APAR
b. Isi kotak obat
c. Petunjuk Evakuasi / Rambu Evakuasi
d. Fasilitas Sarana dan Prasarana (Rawan Bahaya)
e. Personil LK3
4.1.2. Hasil dari pemeriksaan tersebut oleh Tim LK3 dilaporkan ke Ketua Tim Tanggap Darurat untuk ditentukan tindak lanjutnya jika ditemukan adanya ketidaksesuaian.
4.2. Kesiagaan dan Tanggap Darurat
4.2.1. Ketua Tim Tanggap Darurat yang telah ditunjuk oleh Wakil Manajemen, bertanggung jawab untuk menyusun rencana kesiagaan dan tanggap darurat yang berisi informasi yang diperlukan untuk mengatasi suatu keadaan darurat, sebagai
berikut :
berikut :
a. Pengenalan keadaan darurat : jenis dan prakiraan dampaknya
b. Pengkajian akibat / dampak dan menyiapkan pencegahannya
c. Prosedur penanggulangan keadaan darurat
d. Sistem komunikasi dalam keadaan darurat
e. Personil yang bertanggung jawab
f. Tata cara pemberitahuan keadaan darurat
g. Petunjuk komunikasi : Nama, Instansi, Alamat, Nomor telpon
Pejabat terkait Halaman 2 dari 9
h. Peta situasi dalam keadaan darurat.
i. Program evakuasi dalam keadaan darurat.
j. Peta daerah aman untuk evakuasi.
k. Peta tempat / titik berkumpul (Assembly point).
l. Pengakhiran keadaan darurat dan tindak lanjut.
m. Program pelatihan keadaan darurat.
4.2.2. Rencana kesiagaan dan tanggap darurat oleh Ketua Tim Tanggap Darurat didistribusikan ke semua petugas terkait.
4.2.3. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab memberikan pelatihan
kesiagaan dan tanggap darurat terutama pada keadaan darurat yang paling memungkinkan terjadi di Kantor Pusat atau lokasi pekerjaan / proyek kepada anggota tim dan karyawan.
4.2.4. Ketua Tim Tanggap Darurat mengantisipasi kejadian-kejadian yang dapat diklasifikasikan sebagai keadaan tindak darurat, yang paling mungkin terjadi, antara lain sebagai berikut :
a. Kebakaran atau ledakan
b. Gempa bumi
c. Huru-hara / demonstrasi
d. Banjir
e. Sabotase atau ancaman Bom
f. Cedera parah
g. Tumpahan minyak (B3)
4.2.5. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab membuat gambar /
denah umum yang memperlihatkan tata letak (layout) semua peralatan kedaruratan, jalur evakuasi, daerah aman dan tempat untuk berkumpul (Assembly point).
4.2.6. Ketua Tim Tanggap Darurat juga bertanggung jawab untuk menyusun petunjuk penggunaan peralatan yang berkaitan dengan keaadaan darurat
4.2.7. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab menjelaskan tata cara evakuasi dalam keadaan darurat kepada anggota tim.
4.2.8. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab menetapkan
kewenangan dan tanggungjawab petugas yang ditunjuk sebagai penanggung jawab dalam keadaan darurat sebelum pejabat yang berkompeten tiba di lokasi mengambil alih tanggung jawab. Semua
pegawai termasuk pengunjung harus mengikuti komando yang diberikan oleh petugas tersebut. Apabila ada perubahan petugas maka daftar petugas harus direvisi dan disampaikan ke P2K3 atau Unit K3.
4.3. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Kebakaran
4.3.1. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menghadapi kondisi darurat akibat kebakaran, serta penjelasan pencegahan bahaya kebakaran sesuai Instruksi Kerja Pencegahan Bahaya Kebakaran serta cara penggunaan APAR sesuai dengan Instruksi Kerja APAR.
4.3.2. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab untuk menyusun prosedur tindak darurat untuk keadaan kebakaran.
4.3.3. Pegawai atau orang yang pertama kali yang mengetahui / melihat kebakaran segera mengambil APAR yang terdekat dan berusaha memadamkan api sambil berteriak memberitahukan kepada karyawan lainnya untuk segera melaporkan adanya kebakaran kepada Unit LK3 atau petugas yang ditunjuk.
4.3.4. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab untuk membunyikan alarm (jika ada) atau tanda bahaya secara terus menerus dengan jeda disertai dengan pemberitahuan adanya kebakaran melalui pengeras suara.
4.3.5. Anggota tim yang ditunjuk memberitahukan kepada petugas pemeliharaan / teknisi untuk memadamkan aliran listrik yang tidak dibutuhkan.
4.3.6. Anggota tim yang ditunjuk memberitahukan kepada semua pegawai termasuk tamu atau pengunjung untuk menuju kedaerah yang aman dengan cara memberikan komando :
a. Tidak boleh Panik
b. Berkumpul bersama-sama membentuk kelompok-kelompok kecil
c. Tinggalkan tempat kerja sesuai arah peta daerah aman untuk evakuasi
d. Jangan terburu-buru sewaktu menuju daerah aman dan sewaktu menuruni tangga darurat.
4.3.7. Anggota tim yang ditunjuk menghubungi Dinas Pemadam Kebakaran.
4.3.8. Anggota tim yang ditunjuk menghubungi pejabat PT XXXXX yang berkompeten, untuk segera datang ke lokasi kejadian dan mengambil alih kendali.
4.3.9. Anggota tim yang ditunjuk mengupayakan penyelamatan antara lain :
a. Mencari sumber penyebab bahaya dan melakukan tindakan pengamanan
b. Melokalisir lokasi bahaya
c. Memberikan pertolongan pertama.
4.3.10. Anggota tim yang ditunjuk menghubungi pihak kepolisian dan Lembaga / Instansi yang terkait sehubungan dengan kebakaran yang terjadi.
4.4. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Gempa Bumi
4.4.1. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menghadapi kondisi darurat akibat Gempa Bumi.
4.4.2. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab untuk menyusun prosedur kesiagaan dan tanggap darurat untuk keadaan gempa bumi.
4.4.3. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab mengambil langkah penyelamatan sesuai prosedur yang dimiliki jika terjadi kondisi darurat akibat gempa bumi.
4.4.4. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab membunyikan alarm atau tanda bahaya secara terus menerus dengan jeda disertai dengan pemberitahuan adanya gempa bumi melalui pengeras suara.
4.4.5. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memberikan pengarahan melalui radio atau pengeras suara kepada semua pegawai untuk melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selama goncangan, merunduk dan mencari tempat perlindungan yang aman
b. Segera setelah goncangan, menjauhi jendela, dinding dan jaringan / instalasi listrik.
c. Jangan panik, selalu berkumpul bersama dalam kelompok-kelompok kecil.
d. Jangan terburu-buru mengungsi, kecuali bangunan ada kecenderungan akan mengalami kerusakan yang parah serta pada posisi di daerah yang berisiko tinggi.
4.4.6. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memberitahukan kepada semua pegawai untuk menuju ke daerah yang aman.
4.4.7. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memberitahukan kepada petugas pemeliharaan / teknisi untuk memadamkan aliran listrik yang tidak dibutuhkan.
4.4.8. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menghubungi pejabat PT XXX yang berkompeten, untuk segera datang ke lokasi kejadian dan mengambil alih kendali.
4.4.9. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab melakukan upaya-upaya penyelamatan dengan memberikan pertolongan pertama.
4.4.10. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menghubungi pihak kepolisian dan Lembaga / Instansi yang terkait dengan gempa bumi yang terjadi.
4.4.11. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab membuat laporan terjadinya gempa bumi termasuk kerusakan dan korban bila ada kepada pihak-pihak yang terkait.
4.5. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Huru Hara / Demonstrasi
4.5.1. Bila terjadi aksi demonstrasi atau serbuan dari luar perusahaan, Ketua Tim Tanggap Darurat atau Petugas Keamanan harus menerima dan melayani dengan baik dan meminta perwakilan dari mereka untuk mendiskusikannya secara baik-baik di ruang tamu.
4.5.2. Bila aksi terus berlangsung dan tidak terjadi kesepakatan, maka informasikan kepada bagian yang berwenang sambil tetap meminta para penyerbu tenang dan tidak melakukan tindakan-tindakan yang merugikan / tindakan brutal.
4.5.3. Bila tidak terjadi kesepakatan dan aksi terus berlangsung dan tambah tidak terkendali, maka Ketua Tim Tanggap Darurat dan Petugas Keamanan dapat meminta bantuan pengamanan kepada aparat daerah setempat yang berwenang seperti : Kepolisian.
4.5.4. Sambil menanti keadaan, semua karyawan bersiap siaga untuk melakukan tindakan-tindakan pencegahan dan penanggulangan keadaan darurat yang dapat terjadi.
4.5.5. Bila terjadi keadaan darurat, maka Ketua Tim Tanggap Darurat memimpin tindakan penanganan yang sesuai.
4.5.6. Bila huru-hara atau demonstrasi berasal dari dalam, yaitu karyawan PT XXXXX dan menjurus pada keadaan darurat yang tidak terkendali, maka Ketua Tim Tanggap Darurat dapat menghubungi aparat daerah setempat yang berwenang untuk meminta bantuan pengamanan.
4.5.7. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab membuat laporan terjadinya huru hara / demonstrasi termasuk kerusakan dan korban bila ada kepada pihak-pihak yang terkait.
4.6. Kesiagaan dan Tanggap Banjir
4.6.1. Bila terjadi bencana alam banjir yang datang secara perlahan-lahan, semua karyawan harus mengamankan lingkungan sekitarnya dari kemungkinan bahaya banjir yang lebih besar, yang dapat terjadi, disamping harus memperhatikan keselamatan dirinya, misalnya :
a. Menyingkirkan benda-benda, sampah atau apapun yang dapat menghambat / menyumbat jalannya air.
b. Mematikan arus listrik dari kabel atau alat yang mungkin dapat terendam air.
c. Memindahkan file atau dokumen dengan jarak 30 cm atau lebih tinggi dari lantai sebelum meninggalkan ruangan.
4.6.2. Bila hal tersebut tidak bisa ditangani sendiri, minta bantuan orang lain atau yang berwenang.
4.6.3. Untuk menunggu keadaan selanjutnya, Kepala Bagian harus memonitor dan melakukan tindakan-tindakan pencegahan lainnya di lapangan dengan meminta bantuan kepada bawahannya.
4.6.4. Bila keadaan bertambah buruk dan menjurus kepada keadaan darurat maka lakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan keadaan darurat yang sesuai.
4.6.5. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab membuat laporan terjadinya banjir termasuk kerusakan bila ada kepada pihak-pihak yang terkait
4.7. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Ancaman Bom
4.7.1. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab memberikan penjelasan kepada semua pegawai mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menghadapi kondisi darurat akibat ancaman bom.
4.7.1.1. Ancaman Bom Melalui Telepon
1. Selama menerima telepon dari orang / si penelpon diusahakan tetap tenang.
2. Mengupayakan agar si penelpon terus bicara dan mencatat
seluruh percakapan :
a. Dimana bom dipasang
b. Berapa banyak bom yang dipasang
c. Kapan bom akan meledak
3. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab segera melapor kepada pejabat yang terkait atau petugas yang ditunjuk.
4. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menindak lanjuti laporan yang diterima dengan segera melakukan tindakan penanganan keadaan darurat.
4.7.1.2. Ancaman Bom melalui Surat
1. Penerima surat segera menghubungi pejabat atau petugas yang ditunjuk.
2. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menindak lanjuti laporan yang diterima dengan segera melakukan tindakan penanganan keadaan darurat.
4.7.1.3. Menemukan Obyek Yang Mencurigakan
1. Penemu atau orang pertama yang mengetahui obyek yang mencurigakan dilarang menyentuh.
2. Penemu segera menghubungi kepada pejabat atau petugas yang ditunjuk dengan menjelaskan hal-hal sebagai berikut :
a. Identitas pelapor / penemu obyek
b. Lokasi obyek
c. Ciri-ciri obyek
3. Semua pegawai yang berada disekitar lokasi obyek tersebut supaya menjauhi area / lokasi obyek.
4. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menghubungi pihak kepolisian dan lembaga / instansi yang terkait.
5. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab memasang tanda peringatan “Jangan mendekat“ dan memasang pagar / pembatas sekeliling area / lokasi obyek.
6. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menempatkan petugas keamanan untuk menjaga area / lokasi obyek agar orang tidak mendekat.
7. Jika dipandang perlu dilakukan tindakan evakuasi.
8. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menghubungi pejabat PT XXXXXX yang berkompeten, untuk segera datang ke lokasi kejadian dan mengambil alih kendali.
9. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab melakukan upaya-upaya penyelamatan dengan memberikan pertolongan pertama.
10. Anggota tim yang ditunjuk bertanggung jawab menghubungi pihak kepolisian atau pihak yang berwajib.
4.7.2. Ketua Tim Tanggap Darurat bertanggung jawab membuat laporan terjadinya ancaman bom / sabotase termasuk kerusakan atau korban bila ada kepada pihak-pihak yang terkait.
4.8. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Cedera Parah
4.8.1. Pertolongan pertama terhadap korban cedera parah dilakukan sesuai Instruksi Kerja PPPK.
4.8.2. Pelaporan atas terjadinya cedera parah ditindaklajuti sesuai Prosedur Pelaporan dan Investigasi Kecelakaan dan Insiden.
4.9. Kesiagaan dan Tanggap Darurat Tumpahan Minyak
4.9.1. Untuk mencegah terjadinya tumpahan atau ceceran material atau limbah B3 harus diperhatikan :
a. Untuk pekerja yang membawa material atau limbah B3, harus menggunakan alat pelindung diri yang sesuai atau dipersyaratkan sesuai MSDS material tersebut. Misal : sarung tangan, masker.
b. Menyediakan tempat penampung atau wadah yang sesuai dari bahan atau material B3 yang akan dibawa.
c. Isi material atau limbah B3 pada tempat penampungan tidak lebih dari ¾ dari luas tempat penampungan tersebut agar tidak tercecer selama proses pemindahan.
4.9.2. Bila terjadi tumpahan gunakan pasir, tanah, serbuk kayu yang tersedia dan lokalisir tumpahan tersebut agar tidak meluas. Minta bantuan pihak lain bila tidak dapat menangani sendiri.
4.9.3. Bila terjadi ceceran gunakan kain majun, agar ceceran tidak menyerap ke tanah. Masukkan atau buang kain majun yang telah terkontaminasi pada tempat limbah B3 yang telah disediakan.
4.9.4. Hal yang perlu diperhatikan :
a. Menggunakan pelindung pada saat proses penuangan material atau limbah B3.
b. Pada saat penuangan berilah penampung di bawahnya dengan bak penampungan agar tumpahan dan ceceran yang langsung ke tanah tidak terjadi atau dapat dikurangi.
c. Apabila terkena bahan kimia pada mata atau kulit, maka segeral cuci dengan air bersih. Apabila kondisi tidak membaik maka mintalah bantuan pengobatan.
d. Apabila kejadian tersebut tidak membaik maka segeralah dibawa ke dokter atau rumah sakit dan sertakan MSDS atas material tersebut.
e. Dilarang makan, minum atau menyalakan api selama penanganan material atau limbah B3.
4.10. Struktur Organisasi Kesiagaan dan Tanggap Darurat
4.10.1. Wakil Manajemen menetapkan Struktur Organisasi untuk menangani keadaan darurat yang mungkin dapat terjadi di semua Proses di PT XXXXX Organisasi ini mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Ketua P2K3 memimpin dan mengkoordinir semua kegiatan tindak darurat di PT XXXX. Ketua Unit K3 memimpin dan mengkoordinir semua kegiatan tindak darurat di Proyek. Ketua Unit K3 di jabat oleh : Kepala Proyek.
2. Petugas K3 merupakan anggota P2K3 atau Unit K3 yang ditunjuk.
Petugas K3 bertugas :
a. Memimpin kegiatan tindak darurat di lapangan
b. Menginformasikan kepada publik dan lembaga / instansi yang terkait (kepolisian, dinas pemadam kebakaran, Rumah sakit , pers dll)
c. Melakukan kegitan pemadaman api dan tindakan penyelamatan.
d. Memberikan pertolongan pertama kepada korban sampai bantuan medis datang.
e. Berkoordinasi dengan teknisi mematikan aliran listrik sewaktu terjadi kebakaran, gempa bumi dan kondisi bahaya lainnya. Teknisi terdiri dari petugas maintenance PT XXXXX.
f. Melakukan pengecekan jumlah orang dengan menghitung kembali jumlah orang yang berada di tempat titik berkumpul (Assembly point) dengan membandingkan jumlah orang yang terdaftar sebelum kejadian. Jumlah orang yang dihitung termasuk tamu, pengunjung dan siapapun yang sebelum kejadian diketahui berada di daerah kejadian. Pengecekan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah seluruh orang yang berada di daerah kejadian sudah dievakuasi.
3. Tim Pengaman / Satpam mengamankan lokasi kantor selama keadaan darurat terjadi.
4.11. Tahap Pemulihan
4.11.1. Apabila kondisi darurat sudah teratasi maka P2K3 / Unit K3 akan menentukan apakah lokasi kejadian sudah aman untuk dimasuki kembali dengan mempertimbangkan hasil pemeriksaan pihak yang berwajib dengan memberikan pengumuman.
4.11.2. Membentuk tim untuk mendata semua kerugian/ korban yang ada dan mengambil langkah-langkah untuk mengaktifkan kembali kegiatan perusahaan.
5. LAMPIRAN
5.1. Alur Prosedur Gawat Darurat
5.2. Formulir Daftar Periksa Keadaan Darurat
5.3. Formulir Laporan dan Evaluasi Keadaan Darurat
