I. Persiapan Penarikan Dokumen Kadaluarsa
Persiapan yang harus dilakukan adalah:
1. Cek daftar distribusi salinan dokumen baik yang terkendali atau tidak terkendali.
2. Setelah mengetahui kondisi dan letak distribusi salinan dokumen yang kadaluarsa, koordinasikan dengan section yang bersangkutan untuk membantu penarikan dokumen khususnya dokumen yang terkendali dengan masa pengumpulan maksimal 2 minggu.
3. Salinan dokumen yang telah terkumpul di masing-masing section dikumpulkan di QMS.
4. Salinan dokumen kadaluarsa yang terkumpul di QMS dihitung jumlahnya sebagai keterangan dalam berita acara pemusnahan dokumen.
5. Salinan dokumen kadaluarsa disimpan di QMS dalam waktu 2 minggu untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan dokumen.
6. Dokumen original yang kadaluarsa disimpan di QMS selama 3 tahun untuk kemudian dilakukan pemusnahan dokumen.
II. Pemusnahan Salinan Dokumen
Proses pemusnahan salinan dokumen adalah:
1. Dokumen original yang sudah kadaluarsa harus dimusnahkan dengan umur simpan 3 tahun.
2. Salinan dokumen yang harus dimusnahkan adalah salinan dokumen yang sudah tersimpan di QMS dalam waktu 2 minggu.
3. Sebelum dilakukan pemusnahan, berita acara harus disiapkan dengan mencantumkan jumlah dokumen yang akan dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan salinan dokumen.
4. Pemusnahan salinan dokumen dilakukan dengan menggunakan “Paper Crusher”.
5. Berita acara ditandatangani oleh QMS section sebagai eksekutor dan dua orang saksi perwakilan dari departemen terkait.
6. Berita acara didokumentasikan di QMS .
