Dalam setiap industri baik jasa ataupun manufaktur, aktifitas pembelian menjadi salah satu faktor penting dalam operasional perusahaan. Pembelian mencakup sangat luat dan berperan penting dalam mencari bahan baku ataupun kebutuhan perusahaan.
Jika Proses pembelian bisa berjalan baik dan profesional, maka mencari supplier yang memiliki harga kompetitif dengan kualitas barang yang stabil sangat mudah. Untuk menunjang proses pembelian yang baik, maka dibutuhkan prosedur pembelian yang harus konsisten dilakukan oleh bagian pembelian.
Prosedur Pembelian inilah yang akan mengatur segala aktifitas pembelian dalam perusahaan, dengan tujuan siapapun nanti yang menjalankan proses pembelian bisa melakukannya dengan baik dan benar sesuai aturan perusahaan.
 |
| Prosedur Pembelian Barang |
Berikut ini contoh sederhana PROSEDUR PEMBELIAN Dalam Industri Jasa/ Manufaktur
RUANG LINGKUP PROSEDUR PEMBELIAN (PURCHASING)
Prosedur ini berlaku bagi seluruh pihak dalam memenuhi kebutuhan terhadap barang/jasa yang didapat dari pihak vendor (dengan proses pembelian) mulai dari menginformasikan permintaan pembelian (purchase request) s/d menginformasikan pesanan pembelian (purchase order) pada vendor dan pada pihak internal perusahaan yang akan meneruskan proses pembelian yang telah dilakukan.
Untuk melengkapi prosedur ini, perusahaan menetapkan Prosedur PEMBELIAN yang mengatur tata cara, aturan dan otorisasi divisi-divisi melakukan permintaan pembelian; tatacara, aturan dan otorisasi melakukan negosiasi pembelian dan penetapan suplier; aturan dokumen agreement (kontrak kerja sama/pembelian) yang harus di hasilkan untuk memperkuat hasil negosiasi/penetapan suplier; tata cara, aturan, dan otorisasi pembuatan dan persetujuan pesanan pembelian (baik terhadap jasa/barang).
DEFINISI PROSEDUR PEMBELIAN
Ø PERMINTAAN PEMBELIAN (PURCHASE REQUEST: PR) adalah dokumen yang memberikan informasi tentang kebutuhan pembelian terhadap barang atau jasa.
Ø PESANAN PEMBELIAN (PURCHASE ORDER: PO) adalah dokumen yang memberikan informasi tentang pembelian terhadap barang/jasa tertentu, dengan jumlah tertentu, pada suplier tertentu dan dengan harga tertentu sesuai yang tercantum di dalam dokumen PESANAN PEMBELIAN tersebut.
URAIAN PROSEDUR PEMBELIAN
1. Bagian Pembelian atau Purchasing menerima informasi pembelian dari semua pihak di perusahaan yg membutuhkan barang/jasa berupa PERMINTAAN PEMBELIAN (purchase request: PR) yang telah lengkap disetujui oleh pihak yang mempunyai kewenangan. Tata cara dan aturan pembuatan, pesetujuan dan pengiriman P.P diatur dalam Prosedur PEMBELIAN. Setiap P.R yang diterima, di catat oleh administrasi Purchasing dalam FORMAT PEMENUHAN PEMBELIAN sebagai informasi bagi semua pihak di perusahaan mengetahui status pembelian.
2. Setiap P.R yang diterima diperiksa oleh adm. purchasing apakah bisa ditindaklanjuti atau tidak dengan memeriksa :
– Kelengkapan & kejelasan informasi dalam P.R
– Kesesuaian dengan Prosedur PEMBELIAN (menyangkut otorisasi, kelengkapan dokumen pendukung, kesesuaian dengan rencana pembelian, dll).
Bila tidak sesuai, P.R dikirim kembali ke pembuat P.R
Bila sesuai, P.R bisa diproses ke tahap selanjutnya dgn cara purchasing melihat vendor yang bisa memenuhi P.R tsb dalam Daftar Supplier Terpilih Tindakan yang diambil oleh purchasing (pengembalian P.P atau tidak) dicatat didalam FORMAT PEMENUHAN PEMBELIAN.
3. Sesuai dengan P.R yang telah diperiksa, Spv/Mgr PRC melakukan negosiasi pembelian (bisa dilakukan bersama dengan pihak lain yg terkait sesuai Prosedur PEMBELIAN) terhadap vendor-vendor yg terdapat pada daftar supplier terpilih.
Purchasing (bersama pihak lain yg terkait) melakukan negosiasi pembelian pd beberapa vendor (sesuai Prosedur PEMBELIAN) menggunakan FORMAT NEGOSIASI.
4. Manager Pembelian/Procurement mempelajari pengajuan sebelum akhirnya melakukan pembelian jika disetujui.
5. Pihak Finance melakukan pengecekan jumlah dan harga dari permintaan pembelian sebelum nantinya melakukan pembayaran sesuai kesepakatan dengan supplier mengenai cara pembayarannya.
Contoh Prosedur Pembelian di atas sangat umum dan bisa lebih detail dengan penjelasan yang sesuai dengan istilah dalam perusahaan masing-masing.
