PROSEDUR PERENCANAAN & PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
Memastikan dihasilkannya rencana/rancangan sistem mutu dan sistem informasi yang aplikatif (dapat diterapkan), terintegrasi, sesuai dengan persyaratan standar dan mampu memberikan gambaran kemampuan perusahaan mencapai sasaran yang ditetapkan.
CONTOH PROSEDUR PERENCANAAN & PERANCANGANSISTEM INFORMASI
1. Bagian IT menerima target sistem mutu dan target sistem informasi yang akan diterapkan di perusahaan. Dalam menetapkan target sistem mutu/sistem informasi, didasarkan atas kebutuhan pelanggan, kebutuhan perusahaan atau tuntutan hukum formal yang ada.
bagian IT mempelajari target tsb untuk kemudian menyiapkan segala hal yang diperlukan antara lain dgn membentuk team kerja dan penyusunan aktivity plan.
2. Tim yanag telah dibentuk mempelajari persyaratan-persyaratan sistem mutu/sistem informasi yang harus dipenuhi, mempelajari sistem mutu dan sistem informasi yg sebelumnya diterapkan (dengan menganalisa output/informasi yang harus dihasilkan dan kemampuan sistem informasi sebelumnya dalam menghasilkan output/informasi tersebut).
Analisa dilakukan s/d dihasilkan informasi:
– Persyaratan-persyaratan sistem mutu/ sistem informasi yg dituntut, termasuk infrastruktur sistem informasi yang dibutuhkan.
– Persyaratan yang telah dipenuhi dan yang belum dipenuhi, termasuk infrastruktur sistem informasi yang dibutuhkan.
– Proses yang harus dibuat atau diubah untuk memenuhi persyaratan tsb.
– R. Lingkup untuk mengadopsi sistem mutu/sistem informasi tsb.
Hasil analisa tsb dituangkan dalam bentuk:
– Untuk perancangan sistem mutu formal, dituangkan ke dalam DRAFT MANUAL MUTU
– Untuk perancangan sistem informasi, dituangkan dlm DRAFT PETA STRUKTUR SISTEM INFORMASI COMPANY.
 |
| PROSEDUR PERENCANAAN & PERANCANGAN SISTEM INFORMASI |
3. Berdasarkan DRAFT MANUAL MUTU dan PETA STRUKTUR SISTEM INFORMASI COMPANY, team memetakan proses-proses untuk mencapai sasaran/target usaha dgn cara:
– Menetapkan proses-proses yg ada atau yg harus ada di perusahaan dalam memenuhi persyaratan yg tercantum dalam manual mutu dan menggambarkan keterkaitan antar proses tsb dalam memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga terbentuk BISNIS PROSES di perusahaan.
– Memetakan kegiatan-kegiatan yg terjadi di dlm masing-masing proses tsb dgn prinsip PDCA (PLAN, DO CHECK ACTION), menetapkan tujuan kegiatan tsb dan menggambarkan tahapan-tahapan kegiatan tsb dilakukan, sehingga terbentuk DESKRIPSI PROSES.
– Memetakan sistem informasi di perusahaan berdasarkan bisnis proses dan deskripsi proses, dengan menetapkan kebutuhan otomatisasi proses dan report/output dari otomatisasi tersebut, sehingga terbentuk DESKRIPSI SISTEM INFORMASI
.
4. MANUAL MUTU, BISNIS PROSES, DESKRIPSI PROSES, PETA STRUKTUR SISTEM INFORMASI COMPANY dan DESKRIPSI SISTEM INFORMASI diperusahaan yang dihasilkan di-review oleh team kerja, Dirut (atau Perwakilan Management) & seluruh Mgr divisi (bila perlu) untuk memastikan:
– Proses yg tergambar sesuai
– Tuntutan persyaratan dapat dipenuhi
– Ada sasaran yang harus dicapai dalam setiap kegiatan tersebut yang mengacu pada sasaran perusahaan.
– Informasi yang dibutuhkan untuk menganalisa kemampuan perusahaan dalam mencapai sasaran, dapat dihasilkan dalam
5. Bila ada ketidaksesuaian, langsung diputuskan saat review tersebut.
Bila dinyatakan sesuai, maka dokumen-dokumen tersebut di-ttd oleh Dirut atau Perwakilan Management
